成功する！歯科医院のマーケティング対策 ４５３号
【コラム】
師走になり、クライアント医院でコロナ感染が相次いでいます。
ドクターが感染してしまい、休診に追い込まれた医院もでてきました。
そのなかで、ついに中国がゼロコロナ政策の方向転換を始めました。
遅きに失した感がありますが、その方向転換があまりに急激で、
大混乱を起こしているようです。
もともとは中国製のワクチンの効果が薄かったほか、
郡部での医療提供体制が脆弱であるため、感染死の増加を極力回避しようという
ことでしたが、上海や北京、広州など大都会でゼロコロナ対策による経済の停滞を招いてしまいました。
混乱はまだこれからも続くと予想されます。
日本では、ワクチン接種の後遺症が問題になっています。
1,000人以上が因果関係不明で亡くなったということです。
母数が数億人なので、統計的には誤差の範囲になりますが、ご家族の心痛は大きいと思います。
ただし、コロナワクチンの効果が証明されている以上、国は接種を推進していくでしょう。
これから後期高齢者を対象として、5回目、6回目のワクチン接種が行なわれると考えられますが、
過去に重い副反応があった方は、避けたほうがよいという判断も否定できないと思います。
ちなみに私は、過去4回とも全く無症状でした。
体質によって大きな違いがあるようです。
さて、サッカーのワールドカップ。
日本は決勝トーナメントに進み前回準優勝のクロアチアと対戦しました。
延長戦でも勝敗が決まらず、熱戦の末のＰＫ戦で惜しくも敗退しました。
ＰＫ戦ではなく、サドンデスにして欲しいと思った方も多いと思います。
ともあれ、
試合後の監督や選手達のインタビューでは、負けた悔しさと今後の課題、4年後の目標、闘志が見えました。
またチームの仲の良さも伝わるメイキング映像もあり、国民を熱狂させた日本代表選手団に心から敬意を表したいと思います。
今年も残り3週間を切りました。
年末になると「年内で治したいから」と来院する患者さんが増えてきます。
「どうしても1回で治してくれ」「年内で治療を終わらしてくれ」
「取れた詰め物をそのまま戻してくれ」などと言う飛び込みの身勝手な患者さんもいます。
患者が溢れて対応に困ることもあるでしょう。
そこでＤＶＤ講座「困ったトラブル患者対策の進め方」がオススメです。
気ぜわしくなる年末こそゆったりと患者対応出来るよう、日頃から準備をしておきましょう。
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【2023年度プログラム】NEW
1月15日(日)13：00～17：00 「新春セミナー」
4月23日(日)13：00～17：00 「接遇セミナー」
6月25日(日)13：00～17：00 「Ｍ＆Ｄ経営塾」創業20周年記念 特別講演
ゲスト講師：WHITE CROSS株式会社 代表取締役CEO・歯科医師 赤司征大先生
受講料：1月5,000円(税込)、4月6月11,000円(税込)
会 場：飯田橋レインボービル
【2023年度 ＷＥＢセミナー】NEW 各回16：00～17：30
2月16日(木) 「事例で分かる！クレーム対策の考え方」
3月16日(木) 「事例で分かる！キャッシュフロー経営」
5月18日(木) 「事例で分かる！診療契約と法律の知識」
7月13日(木) 「事例で分かる！分院展開と規模の拡大」
9月14日(木) 「事例で分かる！清潔管理と滅菌消毒」
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受講料：各回6,600円(税込)
受講方法：オンタイムまたは録画視聴からお選びいただけます
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受講料：275,000円(税込・昼食込)
会 場：【予定】アットビジネスセンター渋谷東口駅前会議室
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第1回 6月11日(日)9：30～17：00
第2回 10月29日(日)9：30～17：00
受講料：27,500円(税込・昼食込)
会 場：飯田橋レインボービル
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※歯科経営改善ゼミナール ＤＶＤ講座のお知らせ
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【メルマガの主旨】
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【発行周期】 原則として、第２、第４月曜日
【発行者】 木村 泰久
（社）日本医業経営コンサルタント協会 認定登録医業経営コンサルタント
株式会社 Ｍ＆Ｄ医業経営研究所 代表取締役
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成功する！歯科医院のマーケティング対策 第４５３号
【目次】
１．カルテの管理方法をみなおそう
２．他産業でいえばどんなこと？
３．歯科医院ではどうすればよい？
４．まとめ
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■１．カルテの管理方法をみなおそう
ある歯科医院から相談を受けました。
先代からのカルテがあるため、カルテ庫があふれてきて、探しづらく、見つからないこともあるので、
何とか良いカルテ管理方法があれば教えて欲しいということでした。
歯科医院も開業して5年程度経過するとカルテ庫があふれてきます。
今はカルテの電子化も進んでいますが、いきなりペーパーレスに変更するのは大変です。
そのため、大量の紙のカルテの整理に悩んでいる医院が多いのが実情です。
例えば、同姓同名の患者さんのカルテを間違えて用意したり、戻し間違えてしまい、
行方不明になったカルテがあったりなど、どこの医院でも経験していると思います。
では、取り出しやすく、戻し間違いの少ない管理方法はあるのでしょうか。
今回は、最も使いやすいと考えられているカルテ管理の方法をご紹介します。
■２．他産業でいえばどんなこと？
医科のクリニックを含め一般的なカルテ管理は
1.番号順方式
2.アイウエオ方式 です。
番号順方式のメリットは、
・単純な番号順なので分かりやすい
・番号順なので大体どの辺にあるのかが把握できる
・千番台と百番台を色分けしているので元の場所に戻しやすい 等
デメリットは、
・名前だけでは探せない
・戻し間違えると探せなくなる 等です。
次に、アイウエオ方式のメリットです。
・誰にでも馴染みやすく、すぐに慣れる
・だいたいどこに格納されているのかが感覚的に分かりやすくミスが少ない 等
デメリットは、
・該当する名字の多い「か」「さ」などは対象者が多く探しにくい
・同姓同名のカルテを取り違えるリスクがある
・最初の音の読み方が複数ある名字の該当カルテを探せない場合がある 等です。
■３．歯科医院ではどうすればよい？
「ターミナルデジット方式」というカルテ管理の方法があります。」
何万枚ものカルテを管理する必要がある総合病院などで行なわれている方法です。
・カルテの末尾2桁をカラー表示して見つけやすくします
・００１、１０１、２０１、３０１～と末尾2桁が同じカルテを並べていきます
・下2桁が同じカルテを百番以上の桁の小さい順に左から並べていきます
・見やすくするために、下1桁と2桁目の1の桁と10の桁にシールで色を付けます
・同じ色の組み合わせを集めて、番号の小さい順に左から並べていきます
・10000枚以上のカルテがある場合に便利です
【メリット】
・患者のカルテ番号でカルテファイルを検索するので同姓同名のミスが防止できる
・カルテ枚数が多く、保管場所が2箇所以上になる場合でも探しやすくなる
・飛び番号がある場合でも、問題なく探せ、元の場所に戻せます
・色分けしているので、返却ミスがすぐに分かります
【デメリット】
・名前だけでは探せないので必ずカルテ番号を確認する必要があるカルテを探す場合は、目指すカルテ番号の下2桁から検索します。
例えば、「2537番」を探す場合、
・十の位「3」と一の位「7」のカラーブロックを検索する
・その中で千の位「2」のカラーブロックまで検索対象を絞り込む
・千の位、十の位、一の位のカラーブロックの中に、カラーがついていない百の位の0から9が隠れている
■４.まとめ
カルテの整理は受付スタッフの悩みの種です。
検索に時間がかかったり、戻すのに時間がかかったりしてしまうことが多いからです。
効率的なカルテの並べ方に変えることで劇的に使いやすく、きれいになります。
全てのカルテに1枚ずつシールを貼っていく作業が必要で、5000枚もたまっていると大変な作業になりますが、2日程度の時間と3人程度の人数があれば出来てしまいます。
ただし、事前にカルテ庫の棚割の返納などの作業が必要になりますので、
計画をたてて進めていただければと思います。
大型医院では、受付だけではこなせず、業者に外注して応援を依頼するなどの手配が必要になることもあると考えられます。
以上
